SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Son desarrollados con propósitos diferentes dependiendo de las necesidades de la organización. "El análisis y diseño de sistemas se refiere al proceso de examinar la situación de una empresa con el propósito de manejarla con métodos y procedimientos más adecuados." Se puede dividir en dos: el análisis de sistemas que comprende la planificación, el levantamiento inicial de información y el estudio en detalle del sistema actual para luego recomendar o estructurar las especificaciones necesarias para el nuevo sistema; y el diseño que consiste en llevar a cabo el sistema por medio de la clasificación y empleo de la información de manera que se pueda ofrecer una alternativa mucho más viable.

Existen sistemas de información diferentes, cada uno ajustado al propósito que se tenga. Los sistemas de procesamiento de transacciones funcionan al nivel operacional de la organización, los sistemas de automatización de oficina y los sistemas de trabajo de conocimiento dan cabida al trabajo a nivel de conocimiento. Los sistemas de más alto nivel incluyen a los sistemas de apoyo a decisiones así como a los sistemas de información gerencial. Los sistemas expertos aplican la experiencia de los tomadores de decisiones para resolver problemas específicos estructurados. Al nivel estratégico de la administración encontramos sistemas de apoyo a ejecutivos y los sistemas de apoyo a decisiones de grupo ayudan a la toma de decisiones al mismo nivel, en una forma estructurada o semiestructurada.

PLANTEAMIENTO DE OBJETIVOS

Si se va a desarrollar un sistema ya sea por el método del ciclo de vida de desarrollo de sistemas (SDLC), por la Estrategia de Desarrollo de Prototipos, por Análisis Estructurado o por una combinación de estos métodos, primero es necesario revisar la solicitud de proyecto. Después los analistas de sistemas llevan a cabo una investigación preliminar bajo la dirección del comité de selección.

La finalidad de la investigación preliminar es evaluar las solicitudes de proyectos para reunir la información que permita a los miembros del comité evaluar los méritos de la solicitud de proyecto y emitir un juicio con conocimiento de causa, con respecto a la factibilidad del proyecto propuesto. Los analistas que trabajan en la investigación preliminar deben satisfacer los siguientes objetivos:

v  Aclarar y comprender la solicitud del proyecto

v  Determinar el tamaño del proyecto

v  Determinar los costos y beneficios

v  Determinar la factibilidad técnica y operacional de las diferentes alternativas

v  Reportar hallazgos para la presentación o rechazos de la solicitud 

ENTREVISTAS CON LOS USUARIOS

Las entrevistas se utilizan para recabar información en forma verbal, a través de preguntas que propone el analista. Quienes responde pueden ser gerentes o empleados, los cuales son usuarios actuales del sistema, existen usuarios potenciales del sistema propuesto o aquellos que proporcionaran datos o serán afectadas por la aplicación propuesta. El analista puede entrevistar al personal en forma individual o en grupos.

La entrevista es una forma de conversación, ¡no interrogación! Al analizar las características de los sistemas con personal seleccionado cuidadosamente por sus conocimientos sobre ese sistema los analistas pueden conocerlos datos que no están disponibles en ninguna otra forma.

En las investigaciones de sistemas, las formas cualitativas y cuantitativas de la información son importantes. La información cualitativa está relacionada con opiniones, políticas y descripciones cuantitativas tratan con números, frecuencia o cantidades. A menudo las entrevistas dan la mejor fuente de información cualitativa; los otros métodos tienden a ser más útiles en la recabación de datos cuantitativos.

La estructura de las entrevistas varía. Si el objetivo de la entrevista radica en adquirir información general, es conveniente elaborar una serie de preguntas sin estructura, con una sección de preguntas y respuestas libres. La atmósfera abierta y de fácil flujo de esta modalidad proporciona una mayor oportunidad para conocer las actitudes, ideas y creencias de quien responde.

ESTUDIO DE RENTABILIDAD

Es importante determinar que el sistema solicitado sea factible. En la investigación preliminar existen tres aspectos relacionados:

Rentabilidad técnica: El trabajo ¿puede realizarse con el equipo actual, la tecnología existente de software y el personal disponible? Si se necesita nueva tecnología ¿cuál es la posibilidad de desarrollarla?

Rentabilidad económica: Al crear el sistema ¿los beneficios que se obtienen serán suficientes para aceptar los costos?, ¿los costos asociados con la decisión de no crear el sistema son tan grandes que se debe aceptar el proyecto?

Rentabilidad operacional:  Si se desarrolla e implanta, ¿será utilizado el sistema?, ¿existirá cierta resistencia al cambio por parte de los usuarios que dé como resultado una disminución de los posibles beneficios de la aplicación?

El estudio de Rentabilidad lo lleva a cabo un pequeño equipo de personas (en ocasiones una o dos) que está familiarizado con técnicas de sistemas de información; dicho equipo comprende la parte de la empresa que participará (cliente), y gente experta en los procesos de análisis y diseño de sistemas.

Aprobación de la solicitud No todos los proyectos solicitados son rentables. Algunas organizaciones reciben tantas solicitudes de sus empleados que sólo es posible atender unas cuantas. Sin embargo, aquellos proyectos que son deseables y factibles deben incorporarse en los planes. En algunos casos el desarrollo puede comenzar inmediatamente, aunque lo común es que los miembros del equipo de sistemas se encuentren ocupados con otros proyectos. Cuando esto ocurre, la administración decide qué proyectos son los más importantes y decide el orden en que se llevarán a cabo. Muchas organizaciones desarrollan planes para sistemas de información con el mismo cuidado con el que planifican nuevos productos y programas de fabricación. Después de aprobar la solicitud de un proyecto se estima su costo, el tiempo necesario para terminarlo y las necesidades de personal; con una información se determina dónde ubicarlo dentro de la lista existente de proyectos.